Når vi spilder hinandens tid i den bedste mening!

Denne artikel handler om opfølgning og fænomenet statusmøder – statusmøder forstået i bred forstand.

Statusmøder har en høj prioritet i de fleste virksomheder og ikke uden grund. Som leder ved du, at opfølgning er nøglen til, at få de rigtige ting til at ske. Nøglen til at sikre, at der er fokus på at følge strategien helt til dørs. Derfor holder vi mange statusmøder og ofte med mange deltagere. På møderne følger vi op, vi gør status, vi forklarer, og vi koordinerer med hinanden. Intentionen er, at få fart på eksekveringen.

Møder er i sig selv stilstand, men handling er fremdrift. Derfor bør du måle statusmødernes kvalitet på, hvor meget handling, fremdrift og udvikling de skaber. Møderne skal øge eksekveringskraften ellers er det spild af tid og penge!

Desværre er det sjældent, det der sker. Alt for ofte oplever deltagerne disse møder som spild af tid, og forlader mødet med et lavere energiniveau end før mødet. Vi spilder altså hinandens tid i den bedste mening!

Hvorfor er det sådan, og hvad gør vi ved det?

Fejlkilde no. 1: Vi bruger for meget tid på rapportering og forklaring!

På mødet rapporterer de ansvarlige deltagere på status i forhold til mål. Trangen til at forklare, hvorfor målet ikke er nået, og hvorfor aktiviteter ikke er gennemført, er stor hos de ansvarlige. Enhver afvigelse (læs rød/gul lampe) kræver en god forklaring, synes nogen. Tiden går, mens afvigelser forklares (læs bortforklares) og diskussioner opstår.  Resultatet af dette fokus på at rapportere og forklare, er at tiden går og energien forsvinder!

Fejlkilde no. 2: Vi bruger for lidt tid og kollektiv intelligens på at korrigere og sikre eksekvering!

Når målet med statusmøder er at sikre handling, fremdrift og udvikling, skal fokus være på det, vi kan gøre noget ved – det fremadrettede! Tiden brugt på rapportering, forklaring og diskussion af fortiden og status må minimeres.

Problemet og løsningen kan illustreres på denne måde:

Hvordan er værdien af statusmøder i din organisation? Reflektér over disse spørgsmål:

  • Hvor stor en del at tiden går med tilbageblik – hvad der er sket/gjort?
  • Hvor meget tid går der med at forklare hvorfor dette eller hint ikke blev gjort/lykkedes?
  • Hvordan påvirker tilbageblikket deltagernes energi og motivation?
  • Hvor meget reel og brugbar læring høster I af tilbageblikket?
  • Hvor megen tid anvender i til at tale om korrektion og eksekvering i den kommende periode?
  • Hvordan påvirker den fremadrettede tale om korrektion og eksekvering deltagernes energi og motivation?
  • Gik deltagerne mere motiverede ud fra statusmødet end de kom ind?
  • Spørg dig selv, hvor du får mest energi og motivation til at gøre mere?

Med ønsket om mere værdiskabende og motiverende statusmøder/eksekveringsmøder.